Как выбрать площадку для проведения тренинга?

5 простых шагов к проведению успешного тренинга
Техники могут быть очень разными, постарайтесь убедиться, что помещение подходит для их реализации
Шаг 1: формат тренинга
Подбирайте помещение под формат тренинга: если в процессе нужно много передвигаться — выбирайте большое просторное помещение, убедитесь, что мебель (если она есть) легко передвигается; если тренер даёт много информации, которую нужно записать — ищите такое, где есть столы или планшеты на ручке стульев. Техники могут быть очень разными, постарайтесь убедиться, что помещение подходит для их реализации. Например, обязательно поинтересуйтесь, можно ли шуметь, если тренинг это предполагает.
Шаг 2: продолжительность сессии тренинга

Рассмотрим два формата тренингов: продолжительный интенсив с утра до вечера и быстрый на несколько часов.

Продолжительные тренинги

Если ваш тренинг занимает много времени, то нужно подбирать помещение, в котором слушатели смогут отдохнуть, размяться, выйти покурить и так далее. Человек, который проводит больше 3 часов в одном месте, нуждается в определённых условиях для комфортного пребывания. Это предполагает наличие дополнительного помещения, помимо аудитории: диванчики, удобно расположенные столы с едой, розетки для подзарядки. Здесь же можно расположить стол с материалами автора, которые можно купить, а также рекламу других мероприятий. Дополнительное помещение необходимо и для того чтобы проветривать аудиторию, особенно в холодное время года.

Один из плюсов мероприятий, которые продолжаются весь день — не обязательно искать место, которое расположено в центре города или максимально близко к метро: обычно люди готовы на более продолжительный маршрут, если в пункте назначения они проведут много времени.

Чтобы сделать тренинг действительно комфортным, особенно если он предполагает активные телодвижения или проводится зимой, то предложите слушателям взять сменку и одеться поудобнее. Но тогда сразу заложите время на смену одежды во время проведения тренинга.

Человек, который проводит больше 3 часов в одном месте, нуждается в определённых условиях для комфортного пребывания.
Быстрые тренинги

Для коротких тренингов лучше выбирать места ближе к центру города, куда удобно добраться из любой точки города, но желательно так, чтобы миновать основные дороги с мёртвыми пробками. Это можно рассчитать исходя из времени, когда проходит тренинг: вечером в будние дни основные потоки направлены в спальные районы в период с 4 часов до 9 вечера, в выходные дни час пик не такой безнадёжный и приходится на 5 часов вечера. Посмотрите, как выглядит ситуация на дорогах в день недели и время тренинга, выберите помещение по лучшему маршруту, если это возможно.

Кроме того, если ваше мероприятие будет длиться не больше нескольких часов, то можно обойтись лёгким кофе-брейком с печеньем, фруктами и т.п. Но для длительных тренингов стоит предложить что-то посерьёзнее сладкого.

Шаг 3: оборудование и инфраструктура

  • ловит ли в помещении мобильный интернет или вайфай (некоторые любят вести трансляцию в социальные сети прямо с места — а это дополнительная реклама для следующих слушателей),
  • есть ли кулеры с водой (если нет — закажите их отдельно),
  • хорошо ли работает проектор, и как он подключается (сколько презентаций начинаются с того, что зал скучает, пока выступающий пытается включить проектор?),
  • важная интимная деталь: наличие работающего туалета, желательно с горячей водой и всеми необходимыми материалами. Если в тренинге участвуют больше 10 человек — лучше, чтобы туалетов было больше одного.
  • убедитесь, что слушателям есть где припарковать машину.
Обязательно организуйте продажу или бесплатную раздачу блокнотов и ручек: многие забывают их взять с собой
Шаг 4: подготовьте бытовые условия

  • закажите еду для кофе-брейка или обеда, привезите воду для кулера, если это необходимо, расставьте урны для мусора,
  • развесьте указатели: сделайте текст чётким и понятным, и помните — слушатели могут не помнить названия компании-организатора, но они наверняка помнят, к кому пришли на тренинг и какая у него тема,
  • лучше всего сами привезите тренера на мероприятие, чтобы исключить возможность опоздания,
  • если на улице холодно, то слушателям будет комфортно оставить свои вещи в гардеробе, в том числе и сумки.
Шаг 5: материалы

  • при необходимости найдите помощника для тренера и/или человека, который будет заниматься реализацией материалов и раздачей рекламы,
  • составьте и отпечатайте короткие опросники для слушателей, заранее подготовьте онлайн-форму с опросом и возможность комментирования и распространите короткую ссылку, по которой они смогут зайти со смартфонов прямо на месте. Эти данные могут оказаться для вас бесценными, а тренер получит обратную связь.
  • обязательно организуйте продажу или бесплатную раздачу блокнотов и ручек: многие забывают их взять с собой,
  • бейджики. Это самая больная тема. Удобнее всего подготовить бейджики заранее и раздавать на входе (заодно отметите всех присутствующих). Если ваш тренер действительно хорош, а слушателей немного, то можно использовать малярный скотч: на нём удобно писать, он не оставляет следов на одежде и стоит довольно дешево.

Шаг 5: будьте готовы к осложнениям

Самое важное: не забудьте найти запасной вариант, который придется использовать, если случится непредвиденное. А случиться может всё что угодно: протечет крыша, накроется электрика, дом снесут, или собственник вообще откажет без причины.

Мелочи — вот что делает мероприятия запоминающимися и приятными для всех участников: и тренеров, и слушателей, и организаторов.
Статьи по теме